스마트한 업무 혁신! 일반사무, 행정 2021년 상시 중간평가 문제 답

NCS 직무평가 스마트한 업무 혁신! 일반사무, 행정 2021년 중간평가 입니다~

 

 

문제 1. 문서를 통해 간결하게 주장하기 위한 방법으로 옳지 않은 것은?  [3] 

•  1. 한글이나 쉬운 단어를 이용한다.
•  2. 여러 페이지의 경우 표제어를 붙인다.
•  3. 가능한 모든 것을 포괄하는 단어를 이용하여 광범위하게 표현하는 것이 좋다.
•  4. 긍정문을 이용하는 것이 좋다.

해설내용(채점기준) ① 긍정문으로 써야 한다. ② 간결한 문장으로 써야 한다. ③ 한글과 쉬운 단어를 써야 한다. 외국어로 작성할 경우 명확한 해석을 첨부한다. ④ 표제어를 붙인다. 여러 페이지일 경우 한 장에 하나의 표제어를 쓰는 것이 좋다. ⑤ 두괄식으로 작성한다. 결론을 서두에 먼저 쓰고 그것에 대한 설명을 풀어간다. ⑥ 모호한 표현을 쓰지 않는다.

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문제 2. 회사 이메일 작성법에 대한 설명으로 옳지 않은 것은?  [2]

•  1. 일반적인 회사 문서 작성법과 크게 다르지 않지만 참조, 숨은 참조 같은 특별한 기능이 있다.
•  2. 이메일은 파일 첨부를 할 수 있기 때문에 업무 효율을 위해 외부로 사내 자료를 공유하여 사용한다.
•  3. 본문의 시작은 인사말로 시작하는 것이 일반적이다.
•  4. 이메일은 회수가 불가능 하므로 수취인을 정확하게 입력해야 한다.
  
  해설내용(채점기준) 외부로 이메일을 보낼 때는 사내 문서는 공유하지 않는 것을 원칙으로 하고 외부용 문서를 따로 만들거나 승인 하에 반출 한다.

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문제 3. 자료 수집 방법에 해당하지 않는 것은?  [4] 

•  1. 관찰법
•  2. 서베이법
•  3. 인터넷 검색
•  4. 독서법

해설내용(채점기준) 자료 수집 방법은 관찰법, 서베이법, 인터넷 검색 방법이 있으며 그 중 서베이법은 설문과 인터뷰로 나눌 수 있다.

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문제 4. 회의록 작성에 대한 설명으로 옳지 않은 것은?  [1] 

•  1. 회의록의 결문에는 작성자의 정보를 넣는다.
•  2. 회의록을 작성하기 전에 회의의 목적을 파악해야 한다.
•  3. 같은 회의에 참석했지만 관점이 다르기 때문에 관점을 통일 시키기 위해서 회의록을 공유해야 한다.
•  4. 회의록에는 회의 후 실행할 Action Item을 넣는다.

해설내용(채점기준) 결문에 작성자의 정보를 넣는 것은 공문서이다. 회의록에서는 두문에 작성자 정보를 넣는다.

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문제 5. 기민한 사무행정 업무를 하기 위한 방법으로 옳지 않은 것은?  [4] 

•  1. 효율적인 커뮤니케이션을 위한 문서를 작성한다.
•  2. 업무 단위를 세분화 하고 그에 맞는 관리 체계를 수립한다.
•  3. 직원들의 피드백을 받고 업무를 개선하고 지원한다.
•  4. 완벽한 계획을 위해 충분한 회의와 시간을 갖는다.

해설내용(채점기준) 기민한 사무행정 업무를 위해서는 효율적인 커뮤니케이션 지원, 업무단위 세분화와 그에 맞는 관리 체계 수립, 계획하기 보다는 피드백을 받아 꾸준히 개선 해야 한다. 기민한(애자일) 사무행정 업무는 보기 4번과 같이 완벽한 계획과 충분한 회의를 기반으로 하지 않는다. 계획하기 보다는 실행을 하고 피드백을 받아 업무 처리하는 것이 기민한(애자일) 사무행정 방법이다.

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문제 6. 공문서 작성시 준수해야 할 사항으로 옳지 않은 것은?  [4]

•  1. 두문에는 발신자를 알 수 있는 회사 로고 등을 사용한다.
•  2. 본문의 마지막에는 항상 -끝- 이라고 표시한다.
•  3. 결문에는 연락처와 공개/비공개를 표시한다.
•  4. 공문서에는 반드시 사용인감을 이용하여 날인한다.

해설내용(채점기준) 공문서에는 일반적인 회사에서 사용하는 도장인 '직인'을 이용한다. 반드시 사용인감을 이용할 필요는 없다.

 

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문제 7. 문서 작성시 업무 지시를 받을 때 체크 사항으로 옳지 않은 것은?  [3]

•  1. 대외 업무인지 내부 업무 인지 파악한다.
•  2. 5W 1H에 준하여 무엇을 언제까지 누구에게 전달해야 하는지 확인한다.
•  3. 빠른 업무 처리를 위해 샘플을 구하고 빈칸을 채워 나간다.
•  4. 작성하려는 업무의 지침 매뉴얼이 있는지 확인한다.

해설내용(채점기준) 샘플을 구하고 내용을 입력하다 보면 해당 문서의 작성 목적을 잃어버린다. 문서의 목적과 업무 파악이 중요하다. 문서의 목적과 업무 파악을 위해서 보기 1, 보기 2, 보기 4와 같은 확인 업무가 필요하다.

 

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문제 8. 본문에서 문서가 무엇을 하고자 함인지 간단하게 정리한 부분이며, 제목을 좀 더 풀어서 쓴 부분을 무엇이라 하는가?  [1]

•  1. 요약문
•  2. 결론
•  3. 본문
•  4. 서명

해설내용(채점기준) 본문 중에 요약문은 본 문서가 무엇을 하고자 함인지 간략하게 정리한다. 본문 작성시 특히 항목에 주의해서 작성해야 한다.

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문제 9. 데이터 분류 기법에 대한 설명으로 옳지 않은 것은?  [2] 

 

•  1. MECE 방법은 서로 중복되지 않는 분류를 이용할 때 사용한다.
•  2. 모든 데이터를 3단으로 분류하여 찾기 쉽게 정리한다.
•  3. 마인드맵 분류 방식은 아이디어를 정리할 때 주로 이용한다.
•  4. 피라미드 분류 방법은 대분류 --> 중분류 --> 소분류 체계를 가진다.

해설내용(채점기준) 3단 분류 방식이란 존재 하지 않는다. 3단 논법이나 글을 쓸 때 3개의 항목, 3개의 결론으로 구성하는 글쓰기 방법이 있다.

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문제 10. 협업 도구를 이용한 워드 프로세서 작업에 대한 설명으로 옳지 않은 것은?  [O] 

•  1. 구글 문서도구나 마이크로소프트의 One Drive를 통해 워드 프로세서 문서를 쉽게 공유하고 작업할 수 있다.
•  2. 협업 도구로 문서를 작성할 경우 보안에 신경써야 한다.
•  3. 누군가 문서를 작성하고 있는 때는 다른 사람은 해당 문서를 작성할 수 없다.
•  4. 작성한 문서에 의견을 달 수 있고, 해당 의견을 누가 썼는지 알 수 있다.

해설내용(채점기준) 협업 도구를 이용하면 여러 명이 동시에 하나의 문서에 접근 가능하기 때문에 효율을 높일 수 있다. 단, 다른 사람이 작성중인 내용도 수정하거나 삭제할 수 있기 때문에 서로 작업하는 부분을 잘 나누어 진행하는 것이 좋다. 작성한 문서에 의견을 달 수 있어 상대방의 의견에 존중해야 하다. 문서를 공유할 수 있으므로 보안에 신경써야 한다.